En Internet hay varios sistemas de reservas online que ayudan a las personas a programar reuniones de manera más rápida y automática, pero hoy nos enfocamos en dos de ellos que han probado ser muy efectivos. La comparativa de hoy es Doodle Vs Calendly.
Conoce las funciones principales de cada aplicación, sus características y precios para poder compararlos en estos y otros aspectos, y si quieres una tercera alternativa, hablaremos de Cronos, un programa que supera a los dos anteriores y que te dará todo lo que necesitas.
Calendly
Calendly es una de las herramientas más usadas para programar reuniones. La clave de este sistema se debe, entre otras cosas, a su adaptación a los diferentes niveles de negocio de sus usuarios, que son freelancers, equipos de trabajo, y empresas emergentes o consolidadas.
Como los otros programas, Calendly optimiza el tedioso proceso de agendar reuniones con otros, sean tus empleados, aliados, clientes o prospectos. Para hacerlo, el programa te ofrece crear un formulario de citas donde las personas puedan agendar según tu disponibilidad de horarios.
El programa también incluye la opción de encuestas. Con ella, puedes enviar a los participantes un formulario con opciones de horario predefinidas para que puedan elegir de forma que, al final, tú escojas la alternativa con mayores votos. Esta opción ayuda mucho para reuniones de tres o más personas.
Características
Calendly se apoya en diferentes funciones complementarias para ofrecer una buena experiencia a todos sus clientes y mejorar tus procesos de trabajo y toma de decisión. Estas son tres de esas funciones.
Personalización
Con Calendly puedes personalizar el vínculo del formulario de citas para que coincida con tu empresa, lo que puedes hacer también con la página de reserva de manera que la identidad visual en ninguno de tus espacios.
También puedes personalizar los agradecimientos una vez las personas hayan agendado para fortalecer el vínculo emocional entre ellos con tu marca.
Automatización de flujos de trabajo
Esta herramienta también permite programar recordatorios a tus invitados de manera automática, así como correos de seguimiento. La idea de esto es garantizar su asistencia y puntualidad en los encuentros agendados, lo que te ayudará a tener reuniones de trabajo efectivas.
Informes y análisis de datos
Calendly también incluye una función para hacer seguimiento a las métricas asociadas a tus reuniones. Podrás revisar estadísticas como reuniones agendadas, completadas, canceladas, reprogramadas, duración, inasistencias, etcétera.
El panel se ajusta a lo que quieras ver. Puedes filtrar resultados por plazos de tiempo y de manera individual o grupal para así observar y determinar tendencias y patrones con mayor facilidad.
Precios
Es momento de hablar de los paquetes de servicio de Calendly y lo que cada uno te ofrece.
Los precios de Calendly escalan a medida que sus clientes necesitan funciones más sofisticadas para programar reuniones virtuales en Internet. Siendo así, la herramienta presenta 4 planes de uso que van de menor a mayor capacidad.
Básico
Es el primer plan de servicio de la herramienta, y es completamente gratuito. Está pensado para los freelancers que todavía no pueden costear un programa para agendar citas, pero que necesitan optimizar las reuniones de su flujo de trabajo. Parte de lo que este plan ofrece es:
- Enlaces personalizados
- Notificaciones automatizadas
- Imagen de reserva personalizada con tu imagen corporativa
- Integración con servicios de videollamada
- Integración a Slack
- Integración a Intercom
- Integración a un único calendario por usuario.
Esenciales
Es un paquete que ofrece más funciones de programación de citas que el anterior, siendo así el primer plan pago de la herramienta. Tiene un precio de 8 USD por usuario en 1 único pago manual, y 10 USD en cuotas mensuales. Este plan agrega las funciones del anterior, y también otras nuevas como:
- Conectar 2 calendarios por usuario.
- Creación de eventos ilimitados.
- Creación de eventos grupales.
- Agregar enlaces en las páginas de confirmación.
- Envío de correos de recordatorio y seguimiento a los usuarios.
- Actualizar la política de cancelación.
Profesionales
El plan resuelve diferentes situaciones y necesidades de un equipo de trabajo para la programación de reuniones, por lo que ofrece varias funciones llamativas con un costo de 12 USD por usuario cada mes en una única cuota anual, o 15 USD en cuotas mensuales simples. Tiene novedades como:
- Conexión con Mailchimp
- Conexión con Hubspot
- Administración de grupos y permisos en todo tu equipo
- Integración de hasta 6 calendarios por usuario.
- Creación de tipos de eventos colectivos.
- Análisis y métricas de reuniones y los invitados.
- Flujos de trabajo automatizados.
- Redirección automática de los invitados después de reservar.
Equipos
De los cuatro paquetes de servicio de Calendly, este es el que tiene mayor enfoque en empresas emergentes y consolidadas. Tiene un precio de 16 USD por usuario al mes en una única cuota anual, y 20 USD por asiento en pagos mensuales recurrentes. Las novedades de este plan son:
- Conexión a SalesForce
- Acceso a Zapier
- Creación de eventos rotatorios
- Enrutamiento con formularios de Hubspot y Marketo
Doodle
Una alternativa a Calendly es Doodle, una aplicación que también ayuda a las personas a coordinar y gestionar reuniones con otros, ofreciendo una propuesta más sencilla y centrada en este proceso para así cumplirlo plenamente.
A diferencia de Calendly, Doodle es un programa con una interfaz más simple y minimalista, lo que se ajusta muy bien a las personas que no han manejado una herramienta de su tipo anteriormente. Es por esto que Doodle, más que en empresas, se enfoca en personas.
Aun así, de manera reciente, Doodle ha actualizado su herramienta para que equipos de trabajo y organizaciones puedan ajustarla a sus necesidades y aprovechar también sus beneficios.
Características
Como ocurre con Calendly, Doodle tiene funciones complementarias para ofrecer una buena experiencia de programación de citas por Internet. Estas son tres funciones que debes tener presente.
Encuestas
Una de las primeras funciones de la herramienta fue la opción de encuestas. Con ella, los usuarios pueden presentar posibles alternativas de reunión a un grupo de personas con un sistema de votación, donde cada persona elige la opción que le sea más cómoda.
Al ver cuáles son las opciones más votadas, el usuario puede definir el día y lugar más conveniente para la mayoría de participantes.
Preguntas personalizadas
Una función disponible en todos los planes de pago de Doodle es la de preguntas personalizadas. Esta función permite incluir ítems en el formulario de citas que puedes usar para recabar más información de los participantes de la reunión.
Esta es una función muy útil si la reunión es con prospectos de tu servicio o proyecto, pues las preguntas te darán mayor información útil al momento de vender.
Reserva por representación
Con esta función, puedes reservar en el calendario de otra persona en su nombre. Solamente necesitarás acceso en su calendario para ello y hacer las reservas en los días y horas con disponibilidad. Es una opción interesante si manejas equipos dentro de tu proyecto.
Precios
Doodle tiene diversidad de planes de servicio para todas las personas interesadas. Así como Calendly, los precios de esta herramienta aumentan a medida que ella ofrece más y más facilidades para gestionar reuniones con otros.
Gratis
Es el primer plan de Doodle. Si bien es gratuito, es muy limitado, pues solamente te permitirá crear una página de reservas y una encuesta grupal para reuniones de tres o más personas.
Pro
El primer plan de pago de Doodle tiene un costo de 6,95 USD por usuario al mes en una única cuota anual, o 14,95 USD por usuario al mes en pagos mensuales recurrentes. Esta suscripción se adapta bien a las personas que necesitan una solución automatizada para sus reuniones.
Este plan ofrece más beneficios que el anterior, pues incluye:
- Reuniones 1:1 ilimitadas.
- Invitaciones por correo electrónico.
- Marca personalizada.
- Páginas de reservas sin anuncios
- Videollamadas ilimitadas con Google Meet, Zoom y Webex
Team
Esta tercera suscripción está pensada para los equipos que requieren un mayor nivel de colaboración y productividad. Está disponible para equipos desde 5 a 20 integrantes, donde cada uno debe pagar 8,95 USD al mes en una única cuota anual, o 19,95 USD en pagos mensuales recurrentes.
Junto a los beneficios del plan Pro, esta suscripción ofrece:
- Roles y permisos.
- Consola del administrador.
- Informes de actividad.
- Planificación colectiva de eventos.
- Reserva por representación
Enterprise
Las empresas y grupos interesados en este plan deben contactar directamente con Doodle para poder establecer un precio a la medida de sus necesidades de programación de citas.
Esta suscripción se enfoca en brindar mayor personalización, control y asistencia, Incluye funciones como:
- Asistencia técnica y del producto a través de correo electrónico o chat.
- Inicio de sesión único
- Incorporación y formación en la herramienta
- Condiciones de servicio individualizadas a tu proyecto
Lo que opinan los usuarios
Más allá de lo que cada programa dice de sí mismo sobre sus beneficios y capacidades, una de las mejores formas de conocer realmente su calidad es conociendo las opiniones de sus usuarios. Las revisamos a continuación.
Calendly
Uno de los aspectos que los usuarios recalcan de Calendly es su abanico de funcionalidades, y también cómo permite aprovechar al máximo los flujos de trabajo.
Lo que más nos gusta es que es un software muy potente de reservas. Incluye unas funcionalidades que pocos competidores tienen como personalización extensa de los flujos de trabajo, y todo esto por un precio muy económico ya que los planes son muy asequibles.
Joan, Capterra
Hay personas que también consideran que el plan básico de Calendly ofrece funciones útiles para el usuario antes de pasar a un plan pro.
Es una gran herramienta para incluir llamados a la acción en mensajes. Soy reclutador y esta es una de las mejores herramientas gratuitas que no restringe la usabilidad para así comprar un plan pro.
Tangui Lacroix, TrustPilot.
Pero no todo es perfecto con Calendly, pues hay personas que piensan que el precio es un poco elevado para lo que ofrece.
Uno de sus puntos en contra es su precio. Creo que es un poco elevado para lo que ofrece. Más pensando que Calendar ya permite realizar funciones similares.
Maria, Capterra.
Doodle
En cuanto a Doodle, los usuarios recalcan un rasgo del que hablamos antes: la sencillez del programa.
En general, Doodle destaca por su simplicidad y facilidad de uso. Su interfaz intuitiva permite a los usuarios crear rápidamente encuestas y comparte el enlace con los participantes. La integración con calendarios populares, como Google Calendar, brinda una visión clara de la disponibilidad de las personas y evita conflictos de horarios.
Kelly Rafael, GetApp.
Aun así, no todo es bueno en cuanto a su interfaz pues, según esta usuaria, hay que llenar más casillas de las que son necesarias a su juicio.
Lo que podría mejorar para mi gusto es que hay que completar varias casillas de datos, y la página que se muestra podría ser más atractiva estéticamente, por color por ejemplo.
Noelia, Capterra.
Principales diferencias entre Calendly y Doodle
Ambas herramientas comparten el mismo propósito: ayudar a sus usuarios a coordinar mejor la gestión de citas dentro y fuera de sus equipos, pero las formas de hacerlo son distintas. Aquí las exploramos para que las tengas en cuenta.
Integraciones
Uno de los principales puntos fuertes de Calendly es la cantidad de integraciones que ofrece a sus usuarios para que tengan un proceso de trabajo a medida de sus necesidades y preferencias. Las herramientas que el sistema puede integrar están en campos tan variados como:
- Calendarios
- Ventas y CRM
- Videoconferencia
- Marketing
- Contrataciones
- Analíticas
- Pagos
Doodle también tiene la posibilidad de realizar integraciones con otras aplicaciones, pero la cantidad que maneja es muy inferior a Calendly, lo que hace que, en este ámbito, sea un sistema más restringido que su contraparte.
Interfaz
La interfaz de Calendly destaca por ordenar los elementos y funciones de manera intuitiva para el usuario, acercándole las funciones más importantes para que pueda gestionar citas con facilidad y rapidez. Aun así, si no estás acostumbrado a programas de este tipo, podrías tardar un poco en dominarla.
Doodle, por otro lado, tiene una interfaz más simple y minimalista, donde están solamente los elementos que el usuario necesita para poder gestionar una reunión sin inconvenientes. Para las personas que son nuevas en este tipo de software, Doodle brinda una experiencia más amigable.
Enfoque
Calendly tiene un enfoque muy marcado para las organizaciones y empresas. Si bien tiene planes para profesionales independientes, el verdadero valor de Calendly está en su aporte a los procesos de las empresas para reuniones internas o con prospectos.
Por su parte, Doodle tiende a usarse más en equipos de trabajo pequeños o mediano, o por freelancers que no necesitan un programa muy sofisticado para agendar reuniones. Puede ser usado por empresas, pero no está tan optimizado como Calendly para ello.
Veredicto
Tanto Calendly como Doodle son efectivos para gestionar citas online. Si deseas una experiencia más profesional y adecuada a empresas, Calendly será mejor para ti, ya que incluye muchas más integraciones y funciones sofisticadas que vienen bien en empresas y equipos de trabajo consolidados.
En cambio, si quieres una aplicación más sencilla y fácil de manejar si no eres un experto, Doodle será tu opción. Es un programa efectivo y centrado en su único propósito, y aunque limitado en comparación con otros, es una gran alternativa si solo quieres coordinar tus tiempos yo.
Cronos: La mejor alternativa a Calendly y Doodle
Más allá de Calendly y Doodle, hay una tercera opción entre las herramientas para programar reuniones que debes conocer. Hablamos de Cronos, una aplicación sencilla y efectiva que responderá a todas tus necesidades sin problema alguno.
Funcionamiento
Cronos te ofrece la opción de crear eventos para los varios tipos de reuniones o encuentros que tengas. A cada evento le puedes indicar su propio título, descripción, la duración aproximada que quieres que tenga, y tu disponibilidad. Después de establecerlo, tendrás un formulario de citas para compartir con otros.
Las personas elegirán un día y hora para la reunión según tu disponibilidad. Cuando agenden, recibirás una notificación en tu correo electrónico y también una actualización en tu Google Calendar, desde donde podrás agregar más detalles.
En Google Calendar también podrás elegir la opción de agregar una videoconferencia a tu evento agendado con Cronos, lo que hace a este programa un truco para organizarse con Google Calendar muy interesante.
Interfaz
Cronos es una aplicación sencilla y minimalista. En la pantalla principal estarán los diferentes eventos que hayas creado, y desde cada uno podrás copiar el enlace que enviarás para que otros puedan agendar.
La página de reserva incluye solamente el formulario con los días y horas que hayas predefinido como libres para que otros agenden, de manera que los participantes sepan siempre qué hacer y puedan hacerlo rápidamente.
Precios
Cronos es una herramienta completamente gratuita, no deberás invertir en nada para aprovechar todas sus funciones y optimizar tus procesos, seas un freelancer, tengas un equipo de trabajo o una empresa.
En conclusión
Doodle y Calendly son buenos programas para agendar citas online. Cada uno brinda condiciones y funciones específicas, pero hacen muy bien el trabajo. Aun así, si quieres algo diferente, novedoso y más efectivo, tienes a Cronos.
La aplicación de Cronos combina la sencillez de Doodle con el diseño profesional de Calendly para ofrecer una experiencia de valor para todos quienes necesitan planificarse mejor para organizar reuniones. Una vez uses Cronos, tu proyecto no necesitará ningún otro programa.
