Calendly es uno de los programas para agendar citas online más importantes, pues permite que empresas, emprendimientos y freelancers coordinen mejor sus reuniones internas y con clientes o prospectos de forma efectiva y rápida.
Ya sabes qué es Calendly y sus funciones. Conoce ahora sus diferentes planes de servicio, sus precios, lo que ofrece cada uno, y cómo valoramos el sistema según aspectos como facilidad de uso, integraciones, personalización, y relación calidad-precio.
Planes de Calendly
Calendly ofrece 5 planes de servicio que puedes pagar de forma mensual o anual. Si pagas anual, tendrás un precio menor al de las cuotas mensuales, una estrategia que otras aplicaciones similares utilizan.
Aquí repasamos los cinco paquetes que tiene la aplicación, sus costos con facturación anual y mensual, y qué novedades existen en cada uno.
| Plan | Costos anuales y mensuales (USD) | Funciones | ¿Para quién es este plan? |
| Básico | Gratis | – Conectar 1 calendario. – Notificaciones automatizadas. – Reuniones privadas. – Enlaces personalizados. | – Freelancers sin mucha carga laboral. |
| Esenciales | 8/10 USD | – Conectar 2 calendarios por usuario. – Tipos de eventos ilimitados. – Recordatorios y correos de seguimiento. – Enlaces en la página de confirmación. | – Freelancers que necesitan funciones más sofisticadas. – Equipos pequeños de trabajo. – Emprendimientos pequeños. |
| Profesional | 12/15 USD | – Conectar 6 calendarios por usuario. – Flujos de trabajo automatizados. – Formularios de enrutamiento de Calendly. – Colores personalizados de Calendly en el sitio web. | – Startups y emprendimientos medianos – Freelancers con múltiples clientes o áreas de negocio. |
| Equipos | 16/20 USD | – Eventos rotatorios. – Acceso a Zapier. – Enrutamiento con formularios de Hubspot y Marketo. – Integración a SalesForce. | – Empresas con varios equipos. – Empresas que necesitan flujos de trabajo colaborativos. |
| Empresa | Personalizado | – Registro de actividad (Auditoría). – Asistencia telefónica. – Guía de adopción y resultados. – Ruta propiedad de SalesForce. | – Empresas consolidadas. |
1. Básico
El primer plan es completamente gratuito, adaptándose bien a los profesionales independientes y equipos pequeños sin mucha carga laboral y que no puedan costear un servicio de pago por el momento.
Al ser un plan inicial, las funciones e integraciones son limitadas, especialmente en lo que personalización refiere. Aun así, el plan logra su cometido de apoyarte al programar reuniones dentro y fuera de tu equipo de manera ágil. Incluye:
- Integración con un único calendario por usuario (Google Calendar, Office 365, iCloud y Outlook).
- Integración con servicios de videollamada (Zoom, Google Meet, Webex, Microsoft Teams y GoToMeeting).
- Integración a Slack.
- Integración a Intercom.
- Acceso a Calendly en sitio web y móviles (Android y iOS).
- Crear 1 tipo de evento activo.
- Encuestas grupales ilimitadas.
- Crear reuniones privadas.
- Enlace personalizado de reserva.
- Notificaciones automatizadas.
- Imagen de reserva personalizada con tu imagen corporativa.
Con el plan básico también contarás con asistencia por correo electrónico las 24 horas del día, acceso al centro de ayuda y eliminación de datos de la plataforma si llegas a darte de baja.
2. Esenciales
El primer plan de pago de Calendly ofrece todo lo del anterior junto con otras nuevas. Tiene un costo de 8 USD por persona al mes en un único pago anual, y 10 USD por asiento en pagos mensuales regulares.
Como señala Calendly, es una oferta que apunta a los usuarios que necesitan funciones de programación más sofisticadas que las del anterior paquete, o quienes tienen una carga de trabajo un poco más elevada.
En general, este plan te ofrece un mayor margen de acción. Con él podrás:
- Crear tipos de eventos ilimitados.
- Conectar 2 calendarios por usuario.
- Crear eventos en grupo.
- Enviar recordatorios y correos de seguimiento a los invitados.
- Actualizar la política de cancelación.
- Añadir enlaces a las páginas de confirmación.
- Acudir a soporte con chat en directo.
Si añades enlaces en las páginas de confirmación, puedes mejorar aún más la experiencia del cliente, pues ese enlace podría llevarlo a tu sitio web de forma directa, a una página de agradecimiento personalizada, o un sitio para poder pagar.
3. Profesional
El costo de esta modalidad es de 12 USD por usuario cada mes en una única cuota anual, y 15 USD por asiento en pagos mensuales recurrentes.
Esta modalidad es un salto importante en funciones sobre la anterior, siendo la primera de todas que apunta a resolver las necesidades de programación y análisis de reuniones de equipos de trabajo.
Esta versión de Calendly facilita los flujos de trabajo y la personalización del proceso de reserva y captación de datos de los clientes, así como la coordinación de las agendas de tu equipo. Entre las principales novedades están:
- Conectar hasta 6 calendarios por usuario.
- Selección de horarios para reuniones puntuales con varios invitados.
- Recordatorios y notificaciones de correo electrónico personalizadas.
- Flujos de trabajo automatizados.
- Redirección automática de los invitados después de reservar.
- Generación de análisis e informes de las reuniones e invitados.
- Formularios de enrutamiento de Calendly.
- Crear tipos de eventos colectivos.
- Eventos gestionados por todos los empleados.
- Administrar grupos y permisos para todo el equipo.
- Personalizar los colores de Calendly en la vinculación con el sitio web.
- Conexión con MailChimp.
- Conexión al CRM de Hubspot.
- Mucho más.
El análisis de las reuniones es una funcionalidad muy útil para tomar decisiones estratégicas. Con dicho análisis verás de mejor manera aspectos como:
- Jornadas populares de reuniones.
- Empleados con mejor rendimiento.
- Reuniones con mayor demanda.
- Mucho más.
Por su parte, la opción de crear eventos gestionados por todos los empleados es ideal para fines de delegar responsabilidad y liberar tiempo de tu calendario para otros deberes.
4. Equipos
En la modalidad anual, el servicio tiene un costo por usuario de 16 USD por mes. En cuotas mensuales regulares, tiene un precio de 20 USD por individuo.
Este paquete está mucho más enfocado en empresas emergentes o consolidadas, pues tiene funciones útiles para procesos donde varios equipos estén involucrados, lo que facilita un flujo de trabajo colaborativo.
Con esta versión, la herramienta incluye:
- Enrutamiento con formularios de Hubspot y Marketo.
- Crear tipos de eventos rotatorios.
- Bloquear y sincronizar eventos para todo el equipo.
- Conexión a SalesForce.
- Acceso a Zapier.
Con Zapier podrás encadenar mejor tus procesos de trabajo al facilitar la vinculación entre distintas herramientas, de modo que trabajen de manera continua. También automatizará varias acciones para que no debas hacerlo de manera manual.
Con la opción de eventos rotatorios, podrás asignar de manera aleatoria la función de organizador a un miembro de tu equipo o del grupo de organizadores de tu empresa.
5. Empresa
A diferencia de los planes anteriores, las personas deben ponerse en contacto con el equipo de ventas de la herramienta para definir el precio de este paquete, que se ajustará a las necesidades y número de empleados de la empresa.
Es el paquete de servicios más completo de Calendly, ofreciendo controles y capacidades de soporte, gestión y seguridad de manera avanzada enfocadas en empresas grandes consolidadas. Entre las novedades de esta versión están:
- Ruta propiedad de SalesForce.
- Registro de actividad (auditoría).
- Inicio de sesión único SAML (SSO).
- Aprovisionamiento avanzado de usuarios a través de SCIM.
- Asistencia telefónica.
- Socio de cuenta de Calendly especializado.
- Guía de adopción y resultados.
- Revisiones legales y de seguridad.
El registro de actividad es una función de seguridad que ofrece un historial de las acciones clave que han realizado tus colaboradores en tu cuenta de Calendly. En caso de un problema de seguridad, el registro te hará más fácil hacer seguimiento de dichas acciones.
El aprovisionamiento avanzado, por su parte, automatiza la entrada y salida de los empleados al conectarse al proveedor de identidad corporativo.
Opiniones: 4 aspectos clave de Calendly a considerar
Todo lo que Calendly ofrece le permite ser una de las herramientas para programar reuniones más importantes, pero más allá de enlistar las posibilidades que entrega a usuarios y organizaciones, es mejor ver qué le permite destacar sobre programas similares.
Entendamos mejor la propuesta de valor de Calendly mediante rasgos clave para evaluar las herramientas de su tipo: relación calidad-precio, facilidad de uso, integraciones, y personalización.
1. Relación calidad-precio
La versión gratuita de Calendly cumple su cometido de ayudarte a gestionar la programación de tus citas dentro y fuera de tu empresa, pero se queda corta cuando el flujo de trabajo o el número de reuniones, clientes o proyectos aumenta. Si te ocurre, deberás invertir.
Su variedad de planes te permite escalar a medida que necesites funciones más sofisticadas y precisas, ayudándote también a incluirlas a la par del crecimiento de tu flujo de trabajo.
Como no hay mucha distancia entre los precios de cada paquete de servicios, actualizar tu suscripción no debería representar un gasto que tu empresa no pueda absorber sin desestabilizarse.
2. Facilidad de uso
El software de Calendly es muy intuitivo para los usuarios. Los diferentes menús y espacios del programa ofrecen instrucciones precisas a las personas, incluso si no tienen experiencia previa con sistemas para programar reuniones. Con el tiempo, todo les será más claro.
Aun así, si una persona quiere ir más allá en cuanto a las funciones básicas de la herramienta, le tomará cierto tiempo conocer el sistema con mayor profundidad y hacer un buen uso de todas sus funcionalidades.
Calendly no ofrece muchos recursos de aprendizaje para aprender más rápidamente a manejar sus usos más complejos, por lo que es una tarea que debemos aprender por nuestra cuenta. Si solo quieres usar el software como formulario de citas, no debes preocuparte por mucho más.
3. Integraciones
Plataformas como Calendly se apoyan mucho en la asistencia que otras les puedan ofrecer, sean aplicaciones de videollamadas, formularios online, calendarios, billeteras, análisis de datos, y otras.
En esta herramienta encontrarás integraciones con los servicios más importantes del mercado: Google Meet, Paypal, Google Calendar, Slack, TypeForm, Webex, Hubspot y SalesForce son algunos de los programas que podrás conectar para optimizar los procesos del equipo.
Esta diversidad de posibles conexiones a otras aplicaciones contribuye a que tus empleados y tu organización como un todo, lleven sus procesos a la medida de las plataformas que usaban antes de incluir a Calendly.
4. Personalización
La personalización es un aspecto clave de estos programas al permitir que las empresas conserven su identidad visual en sus procesos laborales y ofrecer una experiencia más cercana con los clientes y prospectos.
La versión gratuita de Calendly personaliza el enlace de invitación para tu evento y añadir tu imagen corporativa, pero es a partir del plan Profesional cuando las posibilidades son más amplias al agregar aspectos como:
- Recordatorios y notificaciones personalizadas de correo electrónico.
- Personalizar los colores de Calendly en tu sitio web.
- Quitar la marca de Calendly en las páginas de reserva y correos de confirmación.
Si la personalización es un aspecto que valoras mucho en una aplicación de este tipo, puede que la versión gratuita no sea suficiente para ti y debas invertir para tener acceso a estas funciones. Si no es así, y según lo que debas hacer, la versión gratuita será suficiente para ti.
Cronos: la mejor alternativa gratuita de Calendly
Si bien es cierto que Calendly es de los mejores sistemas de reservas online que hay, no es el único que existe. Otro que llama mucha atención por su sencillez, efectividad y facilidad de uso es Cronos, que cuenta con una ventaja muy importante: su accesibilidad económica.
Características
Cronos es un programa para agendar citas que simplifica y agiliza el proceso de coordinar reuniones con colaboradores, clientes y prospectos. Todo empieza con crear un evento en Cronos con su nombre, duración aproximada, y una breve descripción.
Creado el evento, podrás compartirlo con tus colaboradores para que agenden una cita contigo según la disponibilidad en tu calendario. Solo necesitarán ingresar su correo electrónico y nombre para confirmar. Cuando ocurra, recibirás una notificación automática.
Tus clientes y prospectos también podrán agendar reuniones contigo si compartes el enlace en medios como aplicaciones de mensajería, correo, sitio web o de otra forma, y funcionará de la misma manera como si compartieras el link con tus empleados.
Todo evento que agendes por Cronos se sincronizará automáticamente con tu Google Calendar, lo que ayudará hacer seguimiento de tus reuniones y poder personalizarlas aun más con descripciones y su conexión con Google Meet.
Precios
A diferencia de los varios paquetes de suscripción de Calendly, Cronos ofrece una única modalidad gratuita para todos los usuarios, sean freelancers, grupos de trabajo o empresas.
Esta versión de Cronos ofrece todas las capacidades que la herramienta puede ofrecer. No deberás invertir en más porque ya tendrás todo a tu alcance.
En conclusión
Mucho del éxito de Calendly como sistema de programación de reuniones se debe a contar una versión gratuita que dé un primer acercamiento a la herramienta y paquetes de servicio con precios accesibles para freelancers y proyectos de todos los tamaños.
Aun así, si quieres más simpleza y no pensar en precios, Cronos es una mejor alternativa a Calendly. Ofrece una interfaz más sencilla e intuitiva que te ayudará a manejar mejor el software, que será tu gran aliado cuando quieras ordenar mejor tu calendario de Google.
