Programar citas con clientes o prospectos puede ser tortuoso sin las herramientas adecuadas. Afortunadamente, los programas para agendar citas están hechos para ser el sistema ideal de tu empresa o negocio para hacer reservas online, agendar reuniones y no perder tiempo en el camino.
¿No sabes qué software usar para agendar citas? Te presentamos los 8 mejores. Conoce sus funciones, opciones, planes y más información de interés para que sepas por qué estas herramientas son la solución que tanto necesitabas para la programación de citas online.
8 herramientas para programar citas que debes conocer (y usar)
Primero, ¿cuáles son las herramientas de programación de citas que te ayudarán a dinamizar los tiempos de los miembros de tu equipo, clientes y viceversa? Estos son 8 programas que han probado ser muy eficientes en ello.
1. Cronos
En la mitología griega, Cronos es la personificación del tiempo. Como solución para la programación de citas para las empresas, Cronos es un programa con un objetivo bien definido: evitar la desorganización en tu calendario.
Características
Cronos automatiza la gestión de citas online, permitiéndole al organizador presentar su disponibilidad de modo que los participantes elijan el horario que mejor se ajuste. Así, en vez de invertir minutos o incluso horas en arreglar tu agenda para los encuentros importantes, el software lo hace por ti, ayudándote a ahorrar tiempo y elevando tu productividad.
Para apoyarte en la gestión de citas online, Cronos centraliza las comunicaciones en un único lugar. Con este programa podrás hacer seguimiento de todos los mensajes e invitaciones, enviar recordatorios y recibir notificaciones cuando se pauten nuevas reuniones o se reorganicen.
Como Cronos tiene integración con Google Calendar, el software ayudará a los clientes a programar sus reuniones al llevarlos a una interfaz amigable y sencilla.
Otra solución de Cronos y que es muy atractiva de cara a los usuarios es su adaptabilidad. Cronos es muy personalizable, dándole a las personas la posibilidad de ajustarlo a sus flujos de trabajo ya existentes. Sean emprendimientos, pequeñas o medianas empresas, Cronos puede dar mucho valor. Clica aquí para probarlo ahora.
Precios
La versión gratuita de Cronos incluye varias funciones interesantes para tu negocio en materia de organización y automatización de reuniones, lo que hace al programa una solución útil para equipos de trabajo y profesionales independientes.
El modelo de precios de Cronos se diferencia del de otras herramientas en su accesibilidad, pues el propósito de la marca es ofrecer costos accesibles a empresas de todos los tamaños: pequeño, mediano o grande.
Para saber más, puedes entrar en el sitio web de Cronos y conocer todas sus funcionalidades.
2. Calendly
Si has estado buscando aplicaciones para agendar citas online, muy probablemente te hayas cruzado tarde o temprano con Calendly. No es para menos, se trata de unos los programas para agendar citas online más usados que hay.
Características
Entre lo más llamativo de Calendly está su integración, pues su sistema te permitirá conectarte con el paquete Office 365 y el calendario de Google. La facilidad de esto es que podrás ver más fácilmente tus reuniones agendadas desde un solo lugar y no ir y venir entre diferentes sitios web.
Así como otros servicios, Calendly tiene la opción de compartir una URL personalizada con un formulario de citas para que las personas sepan cuál es tu disponibilidad y poder agendar, lo que agiliza la programación de reuniones de trabajo efectivas en el equipo.
Precios
Calendly ofrece una modalidad completamente gratuita con funciones muy básicas: integración con otros servicios, personalización de URL, aplicación de escritorio y otros dispositivos (iOS y Android), acceso desde tus sitios web, y notificaciones automatizadas sobre los eventos.
Ya con los planes de pago se abren nuevas funcionalidades para las empresas, entre ellas la integración a servicios de videoconferencias como Zoom y Microsoft Teams. Google Meet es también otro de los servicios que puedes integrar, así como aquellos dedicados a analizar diferentes estadísticas sobre las reuniones como:
- Tipos de reuniones con mayor demanda.
- Empleados con mejor rendimiento.
- Horarios de reunión más frecuentes.
- Etcétera.
Puedes encontrar más alternativas a Calendly aquí.
3. Doodle
Doodle es un programa de gestión de citas sencillo y que apuesta por ser útil para tantas personas le sea posible. Sea un trabajador independiente, un equipo o una empresa, Doodle podrá facilitar las tareas.
Características
El software te permitirá agendar citas más rápido con posibles clientes y equipos de trabajo, pudiendo además indicar qué tipo de reunión es la que estás agendando, si es una reunión de varios, un encuentro 1 a 1 u otro.
Doodle también ofrece la opción de personalizar los enlaces y las páginas de reserva, así como integración con varios servicios de videollamadas, entre ellos Meet y Zoom
Precios
Doodle tiene una versión gratuita con funciones básicas, como ofrecer solamente 1 página de reservas y la posibilidad de personalizar enlaces y programar reuniones.
Los planes de suscripción empiezan en 6,95 USD por usuario al mes e incluyen páginas de reserva ilimitadas, integración con servicios de videollamadas, personalización de invitaciones con tu marca y más.
Sigue el enlace si quieres conocer alternativas a Doodle.
4. Demodesk
Es una plataforma más especializada que las anteriores, pues está diseñada específicamente para las empresas. Su objetivo es agilizar las demostraciones de ventas para los clientes y proveer a tu negocio lo necesario para cerrar una venta.
Características
Demodesk es un paquete todo en uno: ofrece páginas de reserva personalizadas, un análisis minucioso de tus reuniones con clientes, sincronización de calendarios, y un servicio nativo de videollamadas y videoconferencias.
Entre sus funciones avanzadas está la opción de uso compartido de pantallas y visualización virtual de elementos, que incluye procesos interactivos muy interesantes al momento de enganchar posibles clientes.
La plataforma también ofrece insights clave sobre las sesiones y la interactividad de los prospectos con tu producto o contenido, de modo que puedas entender mejor por qué hay representantes de ventas mejores que otros.
Precio
Demodesk es un servicio pago, y su suscripción más económica es de 29 USD por año, que incluye integración con CRM, envío de recordatorios, páginas personalizadas, y más funciones.
El segundo plan tiene un costo de 79 dólares anuales por cada usuario. Además de incluir apoyo en la gestión o programación de citas online, también presenta una plataforma de soporte para tu estrategia de ventas, de modo que tu equipo siempre esté al corriente de la metodología a aplicar para convencer a los clientes.
5. Clara
Clara es un software para agendar citas algo peculiar. Se trata de una asistente virtual basada en inteligencia artificial, y tiene por objetivo ayudar a los usuarios a organizar reuniones con otras personas de forma prácticamente autónoma.
Características
Todo empieza por decirle a Clara tus preferencias: horarios de disponibilidad, lugares favoritos para comer, tomar café o más.
Clara organizará tus reuniones cada vez que consultes con ella y también cuando alguien te escriba. Ella podrá agendar citas con fecha, hora, duración aproximada, lugar y participantes, lo que la hace una de las opciones más llamativas en programas para agendar citas. Por el momento, Clara funciona solamente con cuentas Gmail.
Precios
Clara ofrece un periodo de prueba gratuita para todas las personas interesadas. Después de terminado, deberás optar por alguno de los planes para seguir usando el software.
El primero tiene un precio de 99 USD mensuales por usuario y ofrece acceso 24/7 a Clara, recordatorios de reuniones, integraciones a múltiples calendarios, informes sobre las reuniones de la semana pasada y las reuniones de los próximos días, respuestas automatizadas a correos, y más.
El siguiente plan es de 199 USD por usuario al mes e incluye, además de todo lo anterior, la posibilidad de integrar a Clara a salas de conferencias y permitirle actuar de forma independiente a partir de «palabras código» que puedes incluir en el cuerpo de tus correos.
6. AgendaPro
Otro software pata agendar citas es AgendaPro, un programa especializada en facilitar la programación de citas en centros médios y en ofrecer un sistema optimizado para la gestión de información de pacientes.
Características
Con AgendaPro puedes tener reportes de gestión con los que puedes hacer seguimiento de métricas y hacer ajustes importantes en tu negocio. También permite crear encuestas de satisfacción personalizadas que te permitirán recibir retroalimentación de las personas de forma que puedas optimizar tu servicio.
Al estar enfocado en centros médicos, AgendaPro incluye una función para generar fichas médicas personalizadas para cada paciente. Dichas fichas están reguardadas de forma segura y accesible para todos, y tanto pacientes como especialistas pueden cargar documentos en ellas.
Precios
AgendaPro ofrece cuatro planes de suscripción donde ninguno de ellos es gratuito.
El primero de ellos tiene un costo anual en pagos mensuales recurrentes de 220 USD, y en una única cuota anual, tiene un precio de 198 USD. Este plan ofrece reuniones ilimitadas todos los meses, integración con CRM, reportes de gestión, alertas diarias y más.
El segundo plan, que tiene un precio de 348 y 290 USD en las modalidades anteriores, ofrece inventario y control de productos, así como la posibilidad de enviar hasta 1000 correos de e-mail marketing por mes.
Entrar al link para conocer más sobre las opiniones y precios de AgendaPro.
7. Setmore
Otra de las herramientas para programar reuniones es Setmore. Se enfoca en la productividad al agilizar la gestión de citas para particulares, equipos pequeños y empresas en crecimiento con un software sencillo y de fácil uso para los usuarios.
Características
Una de las grandes ventajas de Setmore es su función de integrar su calendario con redes sociales como Facebook e Instagram, permitiendo así que las personas tengan todavía mayor facilidad a la hora de reservar una reunión.
Así como otros programas de su tipo, Setmore ofrece la opción de personalizar invitaciones y enviar recordatorios personalizados a los participantes de las reuniones. También tiene una función para aceptar pagos en línea que ahorra el proceso de realizar y enviar facturas.
Precios
El plan gratuito de Setmore se ajusta para un máximo de 4 personas y ofrece funciones como reuniones ilimitadas, páginas de reserva personalizadas, aceptar pagos en línea y recordatorios vía correo electrónico.
El plan pro, con un valor de USD 5 mensuales en un único pago anual, ofrece la opción de enviar recordatorios por correo y mensaje de texto, programar reuniones recurrentes e integración con varias de las principales aplicaciones en el mercado.
Para más opiniones y precios de Setmore, entra en el enlace.
8. Fresha
Así como Demodesk, Fresha fue pensada para funcionar en un sector muy específico. En su caso, se trata del área de belleza, por lo que viene especialmente bien para negocios como spas, barberías, peluquerías, salones de masaje, entre otros.
Características
Fresha ofrece un alto nivel de personalización para las empresas. En el sitio web de la aplicación puedes elegir entre diferentes tipos de negocios del sector belleza para que la aplicación se ajuste a ti lo más posible.
El sistema también incluye un sistema de procesamiento de pago completamente seguro para ti y tus clientes. Este sistema incluye enlaces y tarjetas guardadas que garantizan una experiencia de pago satisfactoria.
Precios
En su versión gratuita, Fresha ya ofrece varias de sus funcionalidades más útiles: reservas de citas, gestión ilimitada de establecimientos, generación de informes, y más.
Más allá de su modo sin costo, el programa tiene funciones como la herramienta de procesamiento de pagos, campañas de difusión y notificaciones automáticas que solo son accesibles al pagar.
4 razones de peso para usar un software de programación de citas
Ya descubriste algunas herramientas útiles en la gestión de reuniones con clientes, prospectos y miembros de tu equipo de trabajo, las características de cada una y sus precios. Ahora bien, ¿por qué razones exactas deberías evaluar integrar un software de este tipo en tu negocio? Conoce 4.
1. Ahorra tiempo para ti (y tus clientes)
Durante años las personas nos hemos acostumbrado a llamar al negocio o enviar un correo electrónico para poder agendar una cita. Si por un motivo había que cambiar o cancelar, nuevamente debíamos contactarnos con la empresa para avisar. De un momento a otro pueden pasar minutos o incluso días sin un resultado claro. Eso puede ser frustrante.
La inmediatez de las herramientas de gestión contribuye a los tiempos de las empresas y sus clientes, que podrán elegir de forma más rápida los bloques más idóneos para pautar un encuentro. Todo lo que necesitan es una URL personalizada que señale la disponibilidad, y listo.
2. Incrementa tu productividad
Organizar agendas semanales o mensuales no es un asunto fácil. Dependiendo de la carga de trabajo de una persona o un departamento se pueden pasar horas intentando organizar reuniones en los horarios más adecuados para todos. Esas son horas que no se están dedicando a trabajar y desarrollar la empresa.
A través de un programa de reservas podrás dedicar todo ese tiempo en tareas importantes para ti o tu entorno, agilizando el flujo de trabajo y acelerando el crecimiento de tu empresa y de ti como profesional.
3. Clientes más satisfechos
Las herramientas de programación de citas presentan a las personas un puente directo hacia las empresas. Con tan solo pasar un enlace con la disponibilidad de horarios, tanto prospectos como clientes ya consolidados sabrán cuáles son los tiempos más adecuados para organizar una cita. Ya no tendrán que esperar horas o días para poder conectar un encuentro.
Esta opción de poder concretar una cita sin participación directa de la empresa le brinda a los clientes una sensación de autonomía que mejora su experiencia, incluso antes de que la organización actúe de forma activa.
4. Más leads y más clientes
Una persona tiene dos posibles empresas a contactar. La primera ofrece un método tradicional: ir a una página web con información de contacto, recibir una llamada o correo de los interesados, y confirmar. La segunda tiene una herramienta de programación 24/7 donde los usuarios solamente deberán revisar disponibilidad y agendar. ¿Qué empresa elegirá la persona?
Con una herramienta de reservas tu empresa podrá captar muchos más prospectos al darte ventaja frente a las empresas que tienen tiempos muy extensos para ponerse en contacto con posibles usuarios. Con un software de gestión, tus oportunidades serán mucho mayores.
En conclusión
Los beneficios de los programas para agendar citas están comprobados. No solo optimizan la organización interna de tu empresa al elevar la productividad con un flujo de trabajo más dinámico, sino que también mejoran la imagen de tu equipo frente a clientes consolidados y prospectos, que verán cómo tu organización usa avanzados para agilizar procesos.
Usa un software para agendar citas y mira cómo tu empresa crecerá mucho más de lo esperado. Tu equipo de trabajo y clientes te lo agradecerán.
