Como consultor, seguramente más de una empresa o proyecto ha recurrido a ti para que estudies su situación, procesos y/o problemas para ofrecer soluciones. Para esto, es necesario que uses o conozcas las mejores herramientas para consultores disponibles para actualizar tus servicios.
Hoy conocerás 11 recursos dedicados a diferentes tipos o áreas de consultoría a nivel empresarial. Cada uno es una solución efectiva para los procesos propios del ámbito y cuyo entendimiento y uso te dará muchos beneficios y ventajas sobre quienes compitas en el sector.
Herramientas para la gestión de clientes
Como consultor, uno de los aspectos más importantes del día a día es gestionar reuniones periódicas con tus clientes. Establecer vías de contacto efectivas es vital, y Cronos es una herramienta que te ayudará en eso.
1. Cronos
Cronos es un sistema de reservas online que le permitirá a tus clientes poder agendar contigo de manera rápida y efectiva. Para ello, el programa te ofrece la opción de crear formularios de citas según los tipos de reuniones que suelas tener con tus clientes y de acuerdo a tu disponibilidad de horarios.
Características
Con Cronos, las personas podrán agendar contigo según la disponibilidad de horario que hayas definido al crear el formulario de citas del evento en cuestión. Las personas solo necesitarán su nombre y correo electrónico para reservar, y hecho esto, recibirás una notificación por cada nueva cita.
La gran ventaja de Cronos es su integración con Google Calendar. Cada evento que agendes con Cronos aparecerá automáticamente allí, lo que te permitirá agendar reuniones en Meet, agregar una descripción a cada evento, enviar recordatorios y realizar actualizaciones.
Cronos destaca en el campo de programas para agendar citas por ser un software muy sencillo y fácil de usar. La herramienta no solo te permitirá optimizar tiempos para tener reuniones de trabajo efectivas; también ayudará a tu cliente a tener una experiencia satisfactoria al agendar citas contigo.
Cronos es completamente gratis. Podrás usar todas sus funciones sin costo alguno, independientemente de si eres freelancer o directivo de una empresa con cientos o miles de empleados.
Herramientas de consultoría para proyectos y tareas
Otro tipo de herramientas que te llevarán al éxito como consultor corresponde al seguimiento de proyectos y tareas, un sector importante para mantener y garantizar el cumplimiento de objetivos en una organización. Estas son tres herramientas útiles en este ámbito.
2. Trello
Trello es una herramienta de consultoría enfocada en organización y seguimiento de tareas. Para ello, Trello usa un sistema de tableros y listas visuales para determinar el estado de las tareas y responsabilidades de un proyecto.
Características
Trello funciona como un centro para organizar tareas, proyectos y compañeros de un mismo equipo de trabajo. A través de los tableros puedes ver las tareas organizadas por área temática o por colaborador, mientras que las listas definirán en qué estado se encuentra la actividad.
Como consultor, puedes usar Trello para definir tus actividades pendientes con cada proyecto o grupo donde estés participando, así como los detalles específicos de dichas tareas a través de las tarjetas que el software ofrece.
Además de un programa para hacer seguimiento de tareas, Trello funciona también como un centro de recursos. Si eres creativo, puedes usar los tableros como bibliotecas de información; las listas como subcategorías, y las tarjetas como piezas de información específicas.
3. Asana
Asana es una herramienta similar a Trello en tanto ambas permiten hacer seguimiento de tareas y proyectos dentro o fuera de un equipo de trabajo, pero Asana se diferencia por implementar esta función de una manera menos visual y más tradicional.
Características
Asana también permite incluir tableros al mismo estilo de Trello. Podrás revisar el estatus de una determinada tarea a través de diferentes fases, así como confirmar quién o quiénes son responsables de que ella se lleve a cabo.
A diferencia de Trello, Asana ofrece paneles de informes para que revises detalles de cada uno de tus proyectos en tiempo real. Estos paneles permiten:
- Supervisar gastos
- Hacer seguimiento de tus proyectos
- Compartir información
- Filtrar resultados
- Personalizar fuentes de datos
El programa también te permite establecer objetivos personalizados a cada proyecto donde estés participando y fijar un cronograma de desarrollo para dar cuenta de tu progreso en el tiempo.
4. Notion
Aunque Notion también sirve para hacer seguimiento de tareas en tus consultorías para empresas, su verdadera capacidad va más allá, pues es una potente herramienta de organización personal y laboral adaptable a las necesidades del usuario.
Características
Notion es una aplicación adaptable. Ofrece la posibilidad de crear páginas nuevas, bases de datos, calendarios editoriales, listas de clientes y más tipos de documentos que puedes tener en un espacio personal o laboral con otras personas que usen la herramienta.
Para cada uno de tus proyectos puedes crear un espacio u hoja distinta donde podrás agregar subcategorías y organizar la información en formato de lista, libreta con apuntes, base de datos, etcétera. También contarás con ayuda de la inteligencia artificial con el asistente de Notion.
Si usas Notion como espacio de trabajo, tendrás un límite máximo de información y documentos que puedas incluir allí dependiendo del plan de servicio que uses. En cambio, el espacio personal no tiene límite de almacenamiento en la modalidad gratuita.
Programas para el análisis de datos
Uno de los elementos más complejos y vitales de una consultoría es el análisis de datos por su capacidad de ofrecer insights muy interesantes sobre las operaciones, acciones y estrategia del proyecto o compañía que asesores. Para eso también hay aplicaciones que sirven muy bien.
5. Google Sheets
En el ecosistema de Google Workspace, una de las aplicaciones más usadas en varios sectores son las Hojas de Cálculo de Google o Google Sheets, dedicada al análisis de información y la creación de bases o almacenes de datos.
Características
Cada nuevo documento de Google Sheets incluye diferentes pestañas que sirven como bancos o almacenes de información principalmente numérica. Con los datos que incluyas en el documento podrás hacer varios tipos de cálculos de distinta dificultad a lo largo de las filas y columnas de la pestaña.
Estos datos los podrás representar en varios tipos de gráficos que puedes exportar a otros programas o documentos. Dichos gráficos son personalizables más allá de la información base, pudiendo cambiar el color de los ítems, dimensiones, y más.
Como el programa está completamente en línea, todos los cambios que realices se guardarán de manera automática, y en caso de que pierdas conexión y estés aún en la hoja, el documento se actualizará apenas retomes la conexión.
6. RapidMiner
Otra aplicación de análisis de datos muy usada por consultores profesionales es RapidMiner, una plataforma con funciones dedicadas a cada una de las etapas del proceso de análisis de datos.
Características
La plataforma ofrece un entorno de inteligencia de negocios potenciado con aprendizaje automático, ideal para fines educativos, investigativos, negocios, creación de prototipos y desarrollo de aplicaciones.
Una de las características más atractivas de RapidMiner es su adaptabilidad a diferentes sectores comerciales. Como indica su propia página, el producto puede identificar factores de impacto en campos como:
- Manufactura.
- Servicios financieros.
- Energía.
- Seguros.
- Ventas.
- Servicios de salud.
Es una de las herramientas más potentes que puedes usar como consultor, ya que incluye funciones para realizar análisis predictivo de datos, lo que puede ayudarte mucho a investigar posibles tendencias de tus clientes o sus negocios.
Aplicaciones de colaboración y comunicación
Por último, como consultor deberás familiarizarte con diferentes herramientas de comunicación y colaboración profesionales para tener plataformas donde centralizar las comunicaciones con tus clientes. Estas son tres de las más importantes.
7. Slack
En el mundo laboral, una de las plataformas de comunicación más importantes es Slack. Teniendo un esquema similar a Discord, esta aplicación disponible para móviles, equipos de sobremesa y tabletas garantiza un lugar para centralizar las comunicaciones profesionales en horario de trabajo.
Características
Slack usa un sistema de servidores al igual que Discord. Cada empresa o división empresarial puede crear su propio servidor para mantener comunicación con los empleados a través de diferentes canales, siendo cada uno un lugar para discutir o compartir opiniones o documentos sobre un tema en particular.
Además de mensajes, los usuarios pueden compartir documentos en Slack de manera interna o a través de otras aplicaciones como Notion, Trello y ClickUp, por ejemplo. La herramienta también permite realizar reuniones en Meet y sincronizaciones con Google Calendar.
Así como Discord, Slack también toma prestado de Twitter las conversaciones en hilos. Puedes responder cada mensaje en un hilo continuo para centralizar toda la discusión sobre un determinado tema y hacerlo más fácil de localizar.
8. Microsoft Teams
Teams es una aplicación de trabajo dentro del paquete Microsoft 365. Es una de las aplicaciones más usadas de su tipo al ofrecer muchas funciones útiles para varias áreas y momentos del proceso de trabajo a distancia.
Características
Una de las características más atractivas de Microsoft Teams es su servicio de videollamadas nativo. Con él podrás realizar videoconferencias con otras personas siempre que ellas usen también la aplicación, sea en un teléfono móvil, computadora portátil o de escritorio.
La app también destaca por usar un calendario nativo donde podrás elegir cómodamente un día y hora para tener una reunión con otra persona. Una vez creada la reunión, los asistentes recibirán notificaciones automáticas para que estén al tanto.
Por último, Microsoft Teams tiene también un servicio nativo de chat con el que puedes conversar con tus clientes o colaboradores y compartir archivos.
9. Zoom
No queda duda de que Zoom es uno de los servicios en línea más importantes a nivel empresarial. Habiéndose popularizado por su servicio de videollamadas, la plataforma es en realidad un sistema completo de funciones ajustadas al mundo profesional.
Características
A nivel de colaboración y comunicación, el fuerte de Zoom es su sistema de videollamadas, que presenta muchas funciones interesantes de colaboración en tiempo real a medida que se pagan planes de uso más costosos.
El servicio de videollamadas de Zoom permite conectar las salas de videoconferencias de una misma empresa u organización a un administrador central. Además de centralizar funciones y sistemas de entrada y salida de participantes, también incorpora audio y video en alta calidad.
Independientemente del nivel de suscripción que tengas, con Zoom podrás usar una pizarra virtual en medio de las reuniones que los participantes habilitados podrán usar para presentar temas o conceptos al resto de participantes
Herramientas para otras tareas
Para terminar, hay otras dos herramientas que, si bien no entran en ninguna de las categorías que mencionamos anteriormente, ofrecen muchas funciones interesantes para el trabajo de un consultor en el día a día.
10. Canva
Es uno de los programas de diseño más usados hoy en día, y se debe a la sencillez de su interfaz y de sus funciones, que permiten que personas dentro y fuera del ámbito puedan preparar diseño de alta calidad en pocos pasos.
Características
Una de las funciones más útiles de Canva es la variedad de plantillas que ofrece, lo que agiliza mucho el trabajo porque no deberás empezar desde cero. Hay varios tipos de plantillas según lo que desees hacer: infografías, presentaciones, CV, videos, sitios web, etcétera.
El menú de edición es muy intuitivo para el usuario, ordenando las funciones según el tipo de acción que quieras realizar. Así como crear elementos desde cero, podrás incluir también elementos incorporados al programa, así como subir archivos de tu propio dispositivo.
Canva es una de las herramientas más útiles para los consultores, ya que te permitirá generar diseños como presentaciones e infografías para tus clientes de manera rápida y efectiva. Si no tienes práctica con aplicaciones de diseño, Canva te será de mucha ayuda.
11. Buffer
Buffer es una plataforma para programar publicaciones en redes sociales. Con la aplicación, podrás decidir cuándo y dónde se publicarán contenidos como noticias, artículos, videos, imágenes, entrevistas, etcétera.
Características
Una de las principales características de Buffer es darte recomendaciones de cuándo publicar cierto contenido en una red social. De esta forma, el programa ayudará a que tu contenido reciba la mayor visibilidad posible y evitará que el algoritmo te perjudique.
Buffer también te ofrecerá ideas de contenido que puedas usar en tus publicaciones, y con su asistente de IA, puedes escribir mejores posts más rápidamente para programarlos a lo largo de un periodo de tiempo.
Aunque solo está disponible en las versiones de pago, el programa también incluye la función de seguimiento de métricas para cada perfil que hayas integrado. Esta función te permitirá medir el impacto de las publicaciones y otros aspectos que te ayudarán a decidir de forma estratégica.
Cierre
Siendo consultor, es importante que cuentes con un repertorio amplio de herramientas para diferentes áreas. De esta forma podrás elegir la más adecuada según el caso que tengas frente a ti y sacarle el máximo provecho según las circunstancias.
En el área de gestión de relaciones con los clientes, Cronos es una de las mejores herramientas que puedes usar. Te ayudará a mantenerte en contacto rápidamente con ellos con un proceso optimizado de gestión de citas. Así, ambas partes podrán reunirse sin perder tiempo de manera innecesaria.
