Organizar reuniones de trabajo efectivas es clave para las empresas, pues ayudará a que sus empleados tengan una mejor gestión de la información disponible y así los proyectos lleguen a los objetivos con rapidez y eficacia. Si las reuniones son efectivas, los resultados también lo serán.
Garantizar una reunión que dé verdaderas soluciones requiere acciones previas, en su desarrollo y posteriores. Hoy conocerás todos los pasos del proceso que te llevará a tener mejores reuniones de trabajo y aumentar la productividad de tus empleados y de tu empresa.
Antes de la reunión
Las reuniones de trabajo efectivas empiezan desde antes, cuando se planifica la convocatoria y se aclaran cuestiones como los asistentes, espacio y hora de reunión, invitados, puntos a desarrollar y otros aspectos. Conoce cómo llevar a cabo esta etapa de preparación previa.
1. Usar Cronos para agendar con antelación
Una de las primeras cosas que puedes hacer es reservar el horario de la reunión para tenerla ya presente en la organización semanal o mensual de tu calendario. Para ello, uno de los sistemas de reservas online más efectivos es Cronos.
Cronos automatiza la programación de citas online al ofrecer a los asistentes la opción de agendar la reunión según la disponibilidad del anfitrión, que define en un formulario los días y horas donde otras personas pueden agendar. Cuando todo está listo, el anfitrión comparte el formulario con un enlace.
Todas las personas con el link podrán agendar según el día y horas de disponibilidad usando su nombre y correo electrónico. Apenas lo hagan, el anfitrión recibirá una notificación, y los asistentes tendrán en su Calendar el evento de la reunión.
Al usar Cronos evitas el problema de organizar una reunión con el proceso tradicional, donde todos los asistentes deben ver su agenda para comprobar su disponibilidad. Con este programa eso ya no ocurrirá, lo que optimizará el tiempo de todos los empleados.
2. Identificar los temas o asuntos clave
Otro paso crucial antes de tener la reunión es identificar los temas o asuntos más importantes a tratar, sean internos o externos a la empresa u organización. Después de todo, serán los motivos principales de tener la junta y los puntos a discutir por parte de todos.
3. Elegir a los participantes adecuados
Es importante también que los asistentes de la reunión correspondan a las áreas más relacionadas con los temas a tratar, y que sean personas con poder de decisión y acción, o que puedan comunicar rápidamente la información en cada equipo.
También es necesario garantizar que las personas estén dispuestas a la participación y discusión de las ideas sin acaparar el tiempo de la junta ni pormenorizar las opiniones de los demás.
4. Crear una agenda
Puedes realizar una hoja de ruta de la reunión y compartirlo con las personas que hayas invitado. El documento debe incluir y detallar el propósito de la junta, sus puntos clave, participantes, duración aproximada, y todo otro dato importante para los asistentes.
La función de este documento es ser una base común para los asistentes sobre los objetivos que quieren alcanzarse, de forma que se resuelvan los problemas o se lleguen a los acuerdos u objetivos necesarios de forma rápida y efectiva.
Durante la reunión
Como es de esperar, el desarrollo de la reunión determinará si ella será fructífera o no para la empresa o equipo. Por ende, tener una gestión adecuada de su ritmo, derechos de palabra y más es crucial para que cada tema planteado en agenda sea discutido.
5. Comenzar la reunión a tiempo
Es indispensable que la reunión comience a la hora pautada para aprovechar el máximo los tiempos de todos los miembros y se aborden todos los puntos en el contenido del plan.
Si usaste algún programa para agendar citas, podrás enviar recordatorios por correo o mensaje para que los participantes de la reunión tengan presente el día y la hora de la junta para que así puedan ser puntuales.
6. Aclarar los puntos fundamentales del plan
No está de más recordar los temas fundamentales de la reunión y la importancia de que sean discutidos por los miembros, los problemas que se quieren atender, y el objetivo u objetivos que se quieren llegar con la reunión o con las acciones que salgan de ella.
Si los miembros de la junta no se conocen previamente, también puedes usar esta parte para hacer las presentaciones correspondientes.
7. Garantizar el seguimiento de la agenda
A medida que transcurra la reunión debes asegurarte que se respeten los derechos de palabra de las personas y que ninguno acapare la reunión con sus intervenciones, pero lo más importante es que nadie se desvíe mucho del tema central.
Para esto, es recomendable que una de las personas cumpla la función de moderador y se encargue de coordinar los tiempos de intervención de los participantes y de advertir cuando una persona salga de los límites temáticos de la reunión.
8. Llevar una minuta de reunión
Todas las reuniones de trabajo deben tener una minuta, un documento que exprese la información importante que surja durante el encuentro. Dependiendo del enfoque y la organización puede ser diferente al plan, que se hace antes de manera previa.
El contenido de esta minuta debe tener aspectos como:
- Participantes
- Principales intervenciones y argumentos
- Tiempo de las intervenciones
- Cambios de asunto
- Acciones y decisiones preliminares
Como veremos más adelante, es un archivo útil para los invitados y sus respectivos equipos cuando es pulido y organizado al término de los encuentros.
9. Reservar un tiempo para dudas, comentarios y sugerencias
Es importante que, cerca del final de las reuniones de trabajo, se reserven unos minutos de retroalimentación, sea en la forma de comentarios o inquietudes sobre lo expuesto, así como sugerencias respecto a los posibles cursos de acción que se tomarán o sobre la organización de nuevos encuentros.
Después de la reunión
No puede haber reuniones de trabajo efectivas si no incentivan acciones concretas que generen resultados verificables y medibles. Siendo así, la etapa posterior de la reunión es necesaria para aterrizar lo discutido en ella y fijar las acciones que se llevarán a cabo.
Esta etapa se divide en dos momentos: lo que ocurre inmediatamente después de que termina la parte central de la reunión y los pasos posteriores, que corresponden al monitoreo de tareas y envío de material.
10. Sintetizar las conclusiones y llegar a acuerdos
Después de todo lo discutido, es esencial que el equipo aterrice las ideas principales de la reunión y se lleguen a acuerdos mínimos.
Este espacio de recapitulación servirá para recordar los temas más importantes de la reunión y recuperar alguna cuestión que no haya podido desarrollarse adecuadamente.
11. Establecer tareas y responsables
Para poder movilizar recursos y conseguir un resultado, los participantes deben asignar roles y tareas sobre los procesos que se realizarán, así como incentivar la priorización del cumplimiento de las actividades o procesos percibidos como más importantes.
Esto es muy importante en cuanto al monitoreo y seguimiento interno de los procesos y su relación con los objetivos.
12. Enviar la minuta a los asistentes
Algo importante en la comunicación interna en los equipos empresariales es el envío de las minutas al término de las reuniones de trabajo, pues servirán como registro y recurso para que no solo los participantes, sino todos los miembros de las divisiones puedan consultar.
Es recomendable que esta minuta no se envíe apenas termine la reunión, sino más adelante, a fin de agregar información adicional y eliminar errores y posibles confusiones.
13. Hacer seguimiento de los objetivos
Por último, corresponde monitorear a los participantes o divisiones involucradas en la reunión para garantizar que los procesos acordados se realicen, pero también para detectar posibles errores en los procesos que dificulten o impidan el proceso para tenerlos presentes en próximas reuniones.
Conclusiones
Las reuniones de trabajo efectivas ayudarán a tu empresa y a sus diferentes equipos a una mejor gestión de actividades, elevar la productividad y alcanzar objetivos con eficacia. Para esto, es necesaria una planificación adecuada antes, durante y al término de la reunión.
Cronos es el primer paso para tener reuniones de trabajo efectivas. La herramienta te ayudará a organizarte con los otros participantes de manera rápida y útil para todos. Solamente con predefinir tu disponibilidad y compartir un formulario de citas, las personas podrán agendar contigo cuando estés libre.
