Doodle es un sistema de reservas online muy fácil de usar, pues tiene una interfaz sencilla e intuitiva para el usuario que le permite navegar sin problemas y usar todas sus funciones, ajustándose así a las personas que no acostumbran usar un software de programación de citas.
Hoy conocerás su importancia para tu compañía, tus clientes y prospectos. Aprenderás cómo usarlo, sus beneficios para ti y tu público, desventajas, y por qué Cronos es la mejor alternativa a Doodle disponible.
¿Qué es Doodle y cómo funciona?
Doodle es un programa para agendar eventos usado por empresas, equipos de trabajo y freelancers en todo el mundo. El concepto de Doodle es simplificar el proceso de preparar una reunión para ahorrar tiempo y energía para todas las partes y optimizar los procesos.
Para esto, Doodle ofrece a los usuarios la opción de crear formularios para agendar citas con opciones predefinidas de posibles horarios de reunión. Estos formularios se comparten en enlaces que puedes incluir en correo electrónico, página web, mensajes de texto u otros medios.
Es importante no confundir este programa con el doodle de Google, una alteración del logotipo habitual del buscador para celebrar un aniversario, natalicio o momento importante en diferentes países del mundo o a nivel global y que, como sugiere su nombre, se trata de trazos, garabatos o dibujos alusivos a la fecha.
Cómo usar Doodle paso a paso
Como verás a continuación, Doodle se apoya en un proceso simple y efectivo de gestión de reuniones. Conócelo paso a paso.
1. Incluir información básica de la reunión
Todo empieza por entrar en Doodle para definir los aspectos básicos del evento. En este sistema, los formularios o encuestas que organices para sondear la disponibilidad de las personas se llaman «doodles».
La página te da una serie de campos que debes completar para dar toda la información necesaria a los interesados en la reunión, entre ellos:
- Nombre del organizador de la reunión.
- Correo electrónico del organizador.
- Título o motivo del evento.
- Descripción.
- Ubicación de la reunión.
- Duración.
2. Establecer opciones para agendar
Seguidamente, Doodle te mostrará un calendario donde puedes escoger días y bloques horarios concretos, que serán las opciones que tus clientes o empleados verán a la hora de reservar. Después de fijar tus opciones, podrás compartir el formulario a través de enlaces o vía correo electrónico.
3. Recibir respuestas de los participantes
Los miembros de tu equipo o prospectos deberán ingresar su nombre y la opción que mejor se adapte a su agenda. A medida que lo hagan, el programa te avisará, y si no es fácil para ti ver la opción más popular, Doodle podrá destacarla visualmente.
4. Confirmación de la reunión
Una vez listo, selecciona la opción para aceptar. Como Doodle permite integrar tu Google Calendar en el formulario, el evento que organices en el programa se sincronizará de manera automática. Esto también te ayudará a ver cuándo no estarás disponible por festividades, descansos, algún aniversario, u otras razones.
Más funciones de Doodle
Además de agilizar la programación de reuniones en Internet, Doodle ofrece funciones secundarias que mejoran y personalizan la experiencia para las empresas y los participantes en general.
Antes de repasar las funciones, considera que su disponibilidad está sujeta al nivel de tu suscripción, por lo que investiga bien cada paquete de servicios para decidir mejor.
Integraciones
Como todo programa para agendar citas, puedes usar Doodle junto con otras herramientas para tener un flujo de información ajustado a la medida de tu equipo. Entre las aplicaciones disponibles están:
- Google Meet
- Webex
- Zoom
- Google Calendar
- Office 365
- Microsoft Teams
- Microsoft Exchange
Doodle también puede integrarse con Zapier, lo que te dará acceso alrededor a muchas otras aplicaciones útiles para la automatización y programación de tareas.
Reserva por representación
Puedes tener mejor control de las reuniones de las divisiones en tu empresa con esta función, que te permitirá agendar en el calendario de otras personas y en sus horas de disponibilidad.
Solamente deberás integrar el calendario que la persona esté usando, hacer una búsqueda rápida de sus horarios y reservar en su nombre.
Planificación colectiva de eventos
Para no concentrar toda la responsabilidad en un solo empleado, tienes la opción de convertir a varios usuarios de tu equipo en anfitriones de un mismo evento, de forma tal que todos puedan monitorear las respuestas de los participantes y decidir en conjunto un momento adecuado para el encuentro.
Preguntas personalizadas
Todos los planes pagos de Doodle te ofrecen la opción de incluir en el formulario preguntas personalizadas de manera que los participantes ofrezcan más información que sea útil para ti.
Esta función es especialmente útil si vas a tratar con prospectos, pues la información que te ofrezcan te servirá de mucho para definir tu propuesta de valor y tu discurso de ventas.
Ventajas de Doodle para ti
La idea de Doodle es ser un servicio accesible para todos: empresas, equipo de trabajo, freelancers , artistas, etcétera., partiendo de un programa fácil de usar y útil para gestionar las reuniones. Estas son las ventajas que el programa ofrece a todos los usuarios con sus diferentes planes.
Personalización de la marca
Todos los planes pagos de Doodle te permitirán añadir un logotipo y marca personalizados en las páginas de reserva y encuestas que envíes, de forma que siempre aproveches el programa para mostrar la identidad de tu marca y generar reconocimiento.
Adaptabilidad a tu negocio
Mientras que algunos programas están dedicados a sectores específicos (como Fresha), o a niveles de organización más elevados (Demodesk), Doodle es una herramienta que negocios de cualquier área pueden usar, indiferentemente de su etapa de desarrollo.
Seas un freelancer o un equipo de trabajo que da sus primeros pasos, o una empresa con 4 o 5 años de historia detrás, Doodle tendrá un efecto positivo en tus procesos internos. Ahorrarás tiempo al organizarte mejor, un cambio que siempre es positivo.
Facilidad de uso
El diseño es uno de los puntos fuertes de Doodle. El programa se enfoca en presentar una interfaz simple, manteniendo todo lo que necesita para poder preparar las encuestas o formularios que necesita crear para enviar a otros.
Seguridad
Uno de los puntos clave de Doodle es su seguridad. Los planes pagos de Doodle cuentan con la encriptación de SSL que garantiza la comunicación del navegador del usuario con los servidores del programa. Es decir, tu información no podrá ser filtrada ni adquirida por terceros.
Además, Doodle se rige por la normativa ISO 270001, lo que significa que tu información no es visible por sus colaboradores ni empresas subcontratadas, y por si dudas, tampoco se podrán usar con fines publicitarios.
Desventajas
Si bien Doodle tiene ventajas interesantes, también tiene puntos que no lo favorecen del todo y que merecen tu atención, de forma que decidas mejor qué programa usarás para organizar tus reuniones. Estos son tres inconvenientes de la herramienta que debes considerar.
Funciones limitadas por pago
Como ocurre con las herramientas de su clase, las funciones de Doodle están sujetas a la suscripción que tengas. Si usas la versión gratuita del programa, habrá muchas otras funciones que estarán bloqueadas hasta que no hagas un cambio de plan, como:
- Incluir el logotipo de tu proyecto.
- Planificación colectiva de citas.
- Reservas por representación.
- Consola del administrador.
- Preguntas personalizadas
Esto no será un problema si no tienes un flujo de trabajo muy importante. Sin embargo, medida que tengas más y más responsabilidades se convertirá en un obstáculo para tus objetivos y que te llevará a renovar tu suscripción si quieres mantenerte con Doodle.
Simpleza
Doodle es una herramienta con un único propósito: ayudarte a organizar reuniones con otras personas. Por el momento, no tiene un sistema de procesamiento de pagos, un marketplace propio o la función de generar analíticas. No es un problema de Doodle como tal, pero sí una condición que lo deja mal parado.
La razón es que ahora es más y más común buscar herramientas que sean todo en uno por fines de practicidad y de costos, una situación que desfavorece a Doodle, que se quiere centrar en una tarea específica.
Anuncios en exceso
La versión gratuita de Doodle tiene muchos anuncios en su interfaz. Si bien esto no ocurre en las versiones pagas de la aplicación, este es un aspecto que puede llamar tu atención en caso de que desees comenzar por la versión gratuita.
Cronos: la alternativa a Doodle que necesitas
Doodle no es el único software que existe para agendar reuniones online. Está también Cronos, una herramienta sencilla y efectiva para agilizar la programación de reuniones en Internet y presenciales y que ganará tu confianza por razones que ya conocerás.
Características
Cronos te permitirá crear eventos para los distintos tipos de reuniones que sueles tener. Cada evento tendrá un formulario propio con tus días y horarios de disponibilidad, así como una breve descripción y el título del evento. Cuando todo esté definido, podrás compartir el formulario a través de enlaces.
Cada persona con el link podrá definir el horario que mejor le convenga dentro de las opciones que hayas definido solo con su nombre y correo electrónico. Cada vez que esto ocurra, recibirás una notificación automática en tu buzón.
Como Cronos se sincroniza con Google Calendar, podrás ver las citas desde allí para que puedas hacerles seguimiento, agregar más información, agendar reuniones en Meet si es necesario, y realizar más acciones.
Precios
A diferencia de Doodle, Cronos es completamente gratuito para todos. No deberás invertir nada para usar todas sus funciones y sacarles provecho.
Esto aplica para todo tipo de proyecto que tengas, sea un equipo de trabajo, empresa, o si eres un profesional independiente.
En conclusión
La esencia de lo que es Doodle se resume en sencillez y rapidez. Es una herramienta para programar reuniones que se apoya en esto para ofrecer una buena experiencia a sus usuarios mientras los ayuda a organizar mejor sus reuniones de trabajo o de su vida personal.
Aun así, si estás en búsqueda de algo más sencillo, Cronos es tu opción. Es el programa que más facilita agendar citas online, pues con solo sincronizar con Google Calendar, predefinir la disponibilidad y compartir el enlace del evento, ahorrarás tiempo valioso para tus clientes, colaboradores y para ti.
