Una plataforma efectiva para programar reuniones y mejorar la coordinación dentro y fuera de un grupo de trabajo es Calendly, capaz de ayudar a freelancers, empresas y PYMES a tener una mejor coordinación con colaboradores, clientes y prospectos.
Hoy aprenderás para qué y cómo funciona Calendly, sus beneficios en los flujos de trabajo, desventajas, y por qué Cronos es la mejor alternativa a Calendly disponible en Internet.
Calendly: ¿Qué es y para qué funciona?
Calendly es un sistema de automatización de reuniones para negocios, equipos de trabajo y freelancers. Esta herramienta agiliza los procesos de programación de reuniones con tus colaboradores, clientes o prospectos para liberar tiempo y tener flujos de trabajo más efectivos.
Para esto, Calendly ofrece a los usuarios la opción de crear eventos para que otras personas agenden reuniones según su disponibilidad. Estas reservas se realizan con enlaces compartidos por los usuarios en medios como correo electrónico, mensaje de texto, o en el sitio web.
Cómo usar Calendly
Todo empieza por establecer el tipo de evento que quieras crear en Calendly y personalizarlo según las características de las reuniones que tendrás. La plataforma incluye detalles como:
- Nombre del evento
- Ubicación o plataforma del evento
- Descripción/instrucciones
- Enlace personalizado
Calendly también te pedirá la duración aproximada del evento, tu zona horaria, tus horas de disponibilidad para cada día, y preguntas o requerimientos adicionales que las personas verán cuando quieran agendar.
Después de crear el tipo de evento, podrás compartir un enlace para que otros puedan reservar en los días y horas que hayas fijado siempre que no se solapen. Podrás compartirlo en tu sitio web, mensaje de texto, correo electrónico, apps de mensajería y otros lugares.
Los invitados deberán indicar su nombre, correo y rellenar los campos opcionales u obligatorios que hayas definido. Al momento de agendar recibirás una notificación automática, y la reunión se sincronizará automáticamente con tus calendarios integrados.
Otras funciones de Calendly
Además de facilitar la programación de reuniones virtuales, Calendly cuenta también con funciones de apoyo para una mejor experiencia de tus empleados y clientes. Estas son algunas de ellas.
Integraciones
El software ofrece la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones de Internet para ajustarse a tus preferencias y procesos de comunicación, captación de información, videollamadas y más. Entre los programas que puedes integrar a Calendly están:
- Typeform
- Slack
- Zapier
- Microsoft Teams
- Google Calendar
- Office 365
- Paypal
- Google Analytics
Google Meet es otro de los servicios que pueden integrarse a Calendly, siendo ejemplo de que la herramienta se ajusta bien al ecosistema de productos de Google.
Automatización de flujos de trabajo
Con Calendly puedes configurar recordatorios y correos de seguimiento para los invitados de manera automática. Así podrás garantizar puntualidad, reducir las faltas de asistencia y también las cancelaciones.
Personalización
Puedes ajustar Calendly para que encaje mejor con tu empresa. Personaliza el vínculo de reserva y la página para agendar y así incluir la identidad visual de tu negocio. También podrás incluir agradecimientos al momento de que los invitados agenden contigo.
Informes y analíticas
El software de Calendly ofrece un panel personalizado para seguir métricas asociadas a las reuniones, como eventos creados, completados, cancelados o reprogramados; duración, inasistencias y más.
Este panel permite filtrar por grupos o individuos y ver las métricas en determinados plazos de tiempo, lo que te facilitará identificar patrones o tendencias que te ayuden en la toma decisiones y resolución de problemas.
Beneficios de Calendly
Calendly es una de las herramientas para programar reuniones con mayor presencia en el mercado, y mucho de eso se debe a todos los beneficios que ofrece a los negocios desde adentro y en sus relaciones con clientes consolidados o clientes potenciales.
Más conversiones
Calendly mejorará tus tiempos de respuesta con los prospectos para ofrecerte una ventaja importante sobre tus competidores si ellos no usan un sistema similar. Tus equipos de venta se pondrán en contacto más rápido y tu tasa de conversión aumentará con mayor facilidad.
Experiencias más satisfactorias
Este programa busca ajustarse a la medida de tu negocio al facilitarte opciones de integración y personalización de reuniones para mayor comodidad, pero también ayuda a tus invitados a sentirse bienvenidos y agendar rápidamente contigo.
Calendly presenta una interfaz muy sencilla e intuitiva para usuarios e invitados, de forma que el proceso sea sencillo y con ninguna complicación.
Procesos más dinámicos
Calendly automatiza todo el proceso para que inviertas tu tiempo en actividades más productivas a nivel laboral o personal. Así podrás despedirte de la manera tradicional de agendar reuniones de trabajo con tu equipo o con clientes.
Toma de decisiones más efectiva
Al poder ver métricas y generar informes sobre tus reuniones, Calendly brinda recursos útiles para la toma de decisiones, ayudándote a planificar mejor tu agenda, el plazo de tus reuniones, tus requerimientos previos, y otros aspectos.
Desventajas de Calendly
Por más beneficios que ofrezca, Calendly no es un programa perfecto, y hay aspectos que debes conocer del software antes de invertir dinero en alguno de sus planes de pago.
Limitaciones del modo gratuito
Como ocurre con otros programas para agendar citas, el modo gratuito de Calendly no explota todo su potencial al ofrecer aspectos básicos y limitaciones que, aunque van bien para independientes y algunos equipos, quedan pequeños en niveles más altos de exigencia.
Entre las limitaciones de Calendly en su plan más básico tenemos:
- No poder conectar más de 1 calendario.
- No hay reuniones grupales.
- Sin soporte de chat en vivo.
- Solo podrás crear 1 tipo de evento activo.
- Ausencia del análisis de métricas y generación de informes.
Para ir incluyendo más y más funcionalidades, deberás invertir en los planes de pago que el sistema te ofrece para poder escalar en tu estrategia y ofrecer más facilidades a tus empleados.
Poca compatibilidad con calendarios alternativos
Si bien con integrarse al calendario de Google ya cubre un sector importante del mercado, Calendly no se ajusta bien a calendarios alternativos o no tan conocidos como Business Calendar, Digical, Cron y similares.
Pocos tutoriales de uso
Calendly no ofrece muchos tutoriales de acompañamiento para quienes antes no han usado herramientas similares. Esto puede extender la curva de aprendizaje del usuario a la hora de ajustarse a la plataforma e ir descubriendo sus diferentes funciones y opciones.
Cronos: la mejor alternativa a Calendly en Internet
Calendly no es la única herramienta que ayuda en la programación de reuniones virtuales. Si no te ajustas a su interfaz o no te sientes del todo satisfecho con ella, Cronos es la mejor alternativa que conseguirás en Internet.
Características
Cronos es un software de programación de citas con una interfaz y funcionamiento muy sencillos y efectivos. El programa ofrece a los usuarios la opción de crear eventos y compartir un enlace por cualquier medio para que los interesados agenden según tu disponibilidad.
Tus colaboradores, clientes o prospectos podrán agendar citas según el plazo que hayas elegido en el paso anterior y añadiendo solamente su nombre y correo electrónico. Cuando hayan agendado, recibirás una notificación automática a tu buzón.
Cronos se complementa con tu Google Calendar de modo que las reuniones que agendes con el formulario de citas puedas verlas de forma automática en el calendario de Google. Desde allí podrás hacer seguimiento, agregar descripciones, entre otras funciones.
Precios
Una de las grandes ventajas de Cronos es que es un servicio completamente gratuito. No pagarás nada para usarlo con todas sus funcionalidades y así disfrutar de sus diferentes beneficios.
En conclusión
Calendly es uno de los servicios de programación de reuniones más importantes por sus beneficios y múltiples funciones útiles para freelancers, empresas y equipos, pero no es el único que existe.
Cronos te ayudará a coordinar una reunión con tus empleados, clientes o prospectos de forma ágil, rápida y satisfactoria. Además, podrás hacer seguimiento de tus reuniones desde el calendario de Google y enviar recordatorios para los invitados.
