Contar con un sistema de reservas de salas de reuniones te ayudará a no descuidar ningún aspecto de tus encuentros virtuales o presenciales, pues estas herramientas abordan todos los aspectos necesarios para garantizar que tu reunión sea lo más exitosa posible para tus empleados y/o clientes.
Si tienes problemas para elegir un software para reservar salas de reuniones, estás en el sitio indicado. Hablaremos de las 7 mejores soluciones disponibles, sus funciones, precios, y los principales beneficios que puedes recibir en general de un sistema de reserva.
7 sistemas para reservar salas de reuniones en Internet
¿Cuáles son las principales soluciones para reservar de salas de reuniones en Internet? Cada uno de estos 7 programas de meeting room booking tienen razones suficientes para estar considerados, ya que ofrecen funciones y opciones que garantizan una buena experiencia. Hoy las conocerás.
1. Cronos
Cronos es una herramienta para programar reuniones dedicada ayudarte a ti y a tu equipo a coordinar mejor sus reuniones internas o con clientes en espacios físicos o presenciales, todo esto gracias a su simpleza y rapidez.
Características
Desde Cronos, solamente deberás crear un evento con el tipo de reunión que tendrás e incluir detalles como duración aproximada y tu disponibilidad del organizador. Así, crearás un formulario de citas que puedes compartir en tu sitio web, correo electrónico, mensajería de texto, redes sociales, etcétera.
En este formulario, el resto de asistentes, sean personal de tu empresa o clientes, podrán agendar una reunión contigo según los tiempos donde estés libre. Por cada persona que haga una reserva, recibirás una notificación automática vía correo electrónico.
Cronos ofrece además integración con el entorno de Google Calendar, por lo que las reuniones agendadas en la plataforma de Cronos aparecerán automáticamente allí, dándote la oportunidad de agregar más detalles y agendar reuniones en Meet en cualquier dispositivo desde tu cuenta de Google.
Precios
Cronos es un software de reservas completamente gratuito. Todas sus funciones están disponibles sin costo alguno, por lo que es una plataforma accesible para empresas y equipos de cualquier nivel.
2. Hybo
Hybo es otro sistema de reservas interesante, pues no solo permite reservar salas de reuniones, sino también otros espacios de trabajo como oficinas, escritorios, aparcamientos, taquillas, y también cubre la gestión de visitantes.
Características
El software de Hybo se caracteriza por una oferta muy completa para los usuarios y empresarios interesados en tener un completo control de lo que ocurre en los procesos de trabajo híbrido. Esta aplicación permite abordar aspectos como:
- Gestión de espacios
- Cuadro de mando
- Gestión de grupos de empleados
- Administración de incidencias
- Gestión de normas de asignación
El cuadro de mando ofrece un análisis minucioso de los datos de ocupación, pero también de los procesos de toma de decisión. Por su parte, la función de gestión de empleados permite establecer condiciones y prioridades para tus colaboradores según criterios como cargo o condiciones físicas o de salud.
El programa de Hybo también ofrece integraciones con algunas de las herramientas de trabajo más importantes hoy en día, como Google Workspace, Microsoft Azure y Teams, Power Automate, y otros.
Precios
Hybo incluye cuatro paquetes de servicio. El primero tiene un costo de 144 euros al mes y aplica para grupos de trabajo de 100 usuarios. Incluye la posibilidad de elegir entre reservas de salas de reuniones, reservas de escritorios o de plazas de estacionamiento.
El costo del segundo plan es de 525 euros mensuales, y junto con ofrecer funciones para los tres tipos de reserva del plan anterior, también atiende la reserva de turnos en el comedor.
El tercer paquete de servicios de la herramienta tiene un precio de 1037 euros al mes. Es la modalidad más completa, ya que agrega funciones como:
- Gestión de visitantes en la oficina
- Gestión de incidencias
- Panel de señalización de ocupación
- Comunicación integrada con Sharepoint
- Reservas de taquillas
El último plan, Enterprise & Coworking, no tiene un precio preestablecido, siendo un paquete que se ajusta a las necesidades de las empresas para posteriormente establecer un costo personalizado.
Independientemente del plan que elijas, cada uno ofrece un 20% de descuento si escoges pagarlos en cuotas anuales. Además, todos ellos incluyen opciones como:
- Soporte y solución de incidencias
- Mapa de zonas ilimitadas
- Autoliberación de reservas
- Información de las reservas
- Información para el empleado.
3. Clearooms
Como ocurre con Hybo, Clearooms es otro software de reserva para salas de reuniones y espacios de trabajo en general, pero una de las principales diferencias es que este programa tiene una aplicación móvil.
Características
El programa de Clearooms ofrece funciones avanzadas de reservas de conferencias que se pueden gestionar desde paneles de pared o una aplicación móvil en tu móvil o tableta, gracias en gran medida a su integración con Office 365 y Google Suite (G Suite).
Además, este programa permite que usuarios de sistemas de reservas diferentes puedan agendar de manera conjunta. Para esto, el software usa una cuenta de servicio segura de Microsoft o Google, garantizando así la seguridad digital de todos los usuarios.
Clearooms viene junto a una aplicación móvil para comodidad de los usuarios. Esta app permite a las personas monitorear el estado de los espacios en todo momento, y puede incluir la marca de tu organización para una mejor experiencia del cliente y para preservar tu identidad organizacional.
Precios
El esquema de precios de Clearooms es sencillo. Por cada sala de reunión que quieras reservar para tu equipo, deberás pagar 13,50 USD. Después de esto, podrás usarla por el tiempo que quieras.
Si la aplicación no te convence, puedes optar por una prueba gratuita de 30 días donde podrás reservar salas de reuniones y escritorios sin costos adicionales.
4. Robin
Robin es una solución de reserva de sala de reuniones que incorpora la inteligencia artificial para agilizar todo el proceso de reservas de espacios mientras ofrece otra función que programas similares no incluyen: construir una comunidad significativa para las personas.
Características
El sistema de reserva de Robin tiene una IA que agiliza la ocupación de espacios según los comportamientos y reservas previas de los usuarios.
Por ejemplo, si una persona avisa que irá a tu oficina, Robin sugerirá automáticamente un escritorio específico según las reservas previas de dicho usuario. Aunque no siempre la IA elegirá un lugar deseable, otras veces sí, lo que minimiza el trabajo manual.
Respecto a la reserva de salas, el programa analiza tus patrones de ocupación y los recursos disponibles que tienes para aconsejar las salas de conferencias que se ajusten mejor a tus condiciones actuales.
Con Robin también puedes programar y realizar actividades sencillas que fortalezcan las relaciones entre tus empleados. La aplicación analiza los intereses de las personas y propone opciones de actividades que pueden hacerse dentro y fuera del espacio de trabajo.
Precios
Robin tiene tres planes de servicios, pero no tiene precios establecidos para ninguno. El primero, Starter, se ajusta a equipos de trabajo de máximo 15 empleados, y solo se puede usar en 1 piso de oficinas. Este plan incluye funciones como:
- Mapas de oficina interactivos.
- Gestión de escritorios
- Administración de visitantes
- Integraciones con Slack, Google y Microsoft
- Aplicación móvil para empleados
- Planificación de actividades
El segundo plan, Team, agrega todas las funciones del plan anterior e integra otras que mejoran la experiencia de todos. Se enfocan también en la colaboración de equipos y generación de comunidades:
- Reportes de uso y reservación.
- Tendencias globales de trabajo híbrido.
- Entrenamiento y onboarding guiado.
- Datos sobre el desplazamiento de los empleados hacia la oficina.
- Analíticas del espacio de trabajo.
Por último, el plan Enterprise está reservado particularmente para las empresas transnacionales que necesitan una plataforma para gestionar y coordinar equipos y lugares de trabajo alrededor del mundo. Entre los servicios de este plan están:
- Permisos y roles personalizados.
- Controles de acceso a roles y recintos
- Administración de usuario integrada.
- Sincronización activa de directorios.
- Datos de benchmark con tendencias globales.
5. Yarooms
Este es un sistema de reserva muy completo, ofreciendo analíticas, reservas automáticas de salas y escritorios, planificación de actividades híbridas, gestión de visitantes, y también un minucioso cuidado de los patrones de sustentabilidad de tu empresa. Su contra, no obstante, es su precio.
Características
Una de las características más destacadas de Yarooms es su enfoque en sustentabilidad. La aplicación incluye un panel que te permitirá monitorear las emisiones de dióxido de carbono, visualizar el uso de tus recursos, vigilar tu huella ecológica y revisar tus planes conforme a la meta de cero emisiones.
En general, la plataforma de Yarooms permite que los empleados agenden por sí mismos salas de reunión, escritorios, oficinas y otro tipo de espacios laborales según sus necesidades gracias a un software al cual todas las personas autorizadas pueden acceder.
Aprovechando las bondades de la tecnología, el sistema de Yarooms se puede visualizar en diferentes dispositivos para mayor comodidad. Puede usarse en paneles, celulares que soporten aplicaciones móviles, tabletas, etcétera.
Precios
Como adelantamos, una de las limitaciones más importantes de Yarooms es el precio de sus planes de servicio. La aplicación solo ofrece 2 paquetes de suscripción, Businesss y Enterprise. El primero tiene un precio de 6.000 USD por año, e incluye funcionalidades como:
- Mapa interactivo de oficina.
- Reservaciones de salas.
- Reservaciones de escritorios.
- Integración con Office 365.
- Planificación híbrida.
- Aplicación móvil
- Integración con el calendario de Google.
- Soporte para múltiples lenguajes
El segundo plan, Enterprise, ofrece ajustar el precio del servicio a las necesidades y exigencias específicas de cada organización. Junto a las funciones del paquete anterior, este incluye:
- Acceso a la API de YaRooms.
- Integración de equipos
- Monitoreo de sustentabilidad
- Aislamiento de datos
- Despliegue de Azure y Amazon Web Services.
6. Condeco
El software de reservas de Condeco se basa en la efectividad para mejorar la programación de salas de reuniones en las empresas. Es una propuesta escalable en la nube enfocada en mejorar la experiencia de la empresa y los clientes.
Características
Con Condeco es posible establecer procesos estandarizados con una solución escalable a la nube de Microsoft Azure. Esto abre una nueva serie de posibilidades para tu empresa con funciones como:
- Copias de seguridad automáticas.
- Cifrado en reposo y recuperación en caso de desastres.
- Actualizaciones programadas
- Asistencia 24/7
- Integración con múltiples herramientas de gestión.
Por otra parte, Condeco ofrece un proceso mucho más fluido de reservas, sea de salas de reuniones, grupos de trabajo, habitaciones de hoteles, etcétera. La ventaja de la app es que puede hacer esto de forma estándar y simple, sintetizando procesos de varios programas en uno solo.
Muchas de las facilidades de este programa se deben a su integración con Office 365, que permite agendar reuniones directamente en el calendario de Outlook. Si incluyes un programa para agendar citas en el proceso, el esquema de reservas será mucho más sencillo.
Precios
Cada empresa interesada en adquirir los servicios de Condeco debe contactarse directamente con los representantes de venta para coordinar. La web del programa ofrece gestionar una demostración para todas las personas y organizaciones interesadas.
7. Motilde
La propuesta de valor del sistema de reservas de salas de Motilde se centra en satisfacer las necesidades de las empresas y equipos de trabajo con un software diseñado por y para profesionales en el área.
Características
El programa de Motilde busca ser una herramienta ideal para los directivos de empresas, que podrán tomar decisiones mejor informadas a partir de la captación de datos sobre reserva y uso efectivo de las salas y sus recursos para brindar facilidades a la hora de hacer informes. Otras funciones del software son:
- Liberación de las salas reservadas, pero no ocupadas.
- Gestión automatizada de los visitantes.
- Reserva de terceros con facturación incluida.
- Integración con Google Calendar y Outlook.
- Visualización de disponibilidad en tiempo real.
- Visualización de los recursos existentes de la sala (videoproyector, pantalla táctil, etcétera).
Este servicio viene incluido con pantallas táctiles que presentan diferentes datos de intereses para el personal, entre ellos:
- Capacidad e instalaciones de una sala.
- Próxima disponibilidad de un espacio.
- Disponibilidad de una sala a distancia gracias a una luz tricolor.
- Reservar salas en un horario específico.
- Ampliar o finalizar una reserva de sala.
Precios
Como ocurre con el software anterior, cada organización debe contactar directamente con los proveedores para establecer un presupuesto personalizado.
Principales beneficios de los sistemas de reservas de reuniones en las empresas
Ahora que conoces los mejores sistemas de reserva de salas de reuniones, ya puedes ver mejor los beneficios de este tipo de soluciones para tu equipo de trabajo, clientes y empresa como un todo.
Optimización de procesos
Las herramientas de este tipo permiten que tus empleados encuentren espacios disponibles con facilidad y reserven rápidamente. Así, se minimiza el tiempo dedicado a la programación de reuniones y se eliminan los conflictos de horario para mayor comodidad de las personas.
Lo anterior también significa la optimización del uso de los recursos disponibles (tiempo, dispositivos, espacios y energía), lo que impactará de manera positiva en la productividad y gestión general de la empresa.
Mejor colaboración y comunicación
Al usar un sistema de reservas online, los empleados tienen una visión clara de la disponibilidad de las salas de reuniones, lo que los ayuda a coordinar mejor sus horarios.
Facilitando la organización de juntas y videoconferencias, este tipo de plataforma fomenta la colaboración y comunicación entre equipos de trabajo, ya que los invita a interactuar, negociar y pautar un espacio y horario conveniente para todos.
Ahorro de costos
Como estos servicios optimizan el uso de salas de reuniones, tu empresa puede reducir los costos asociados en aspectos de mantenimiento y retrasos.
Además, una mejor reserva de reuniones evita los tiempos de espera innecesarios y facilita el cálculo de los recursos, dando como resultado reuniones de trabajo efectivas.
Mayor transparencia y organización de eventos
Un software de reservas de salas de reuniones ofrece una visión clara y estructurada de la disponibilidad de salas. Como todo el personal tiene acceso a la misma información, los procesos de reserva y ocupación son transparentes, agilizando el proceso de programación de juntas o videoconferencias.
Mejor servicio al cliente
Tu empresa puede ofrecer un mejor servicio a sus clientes con estos sistemas de reservas. Con estas herramientas podrás agendar reuniones con mayor rapidez y coordinar mejor a tu equipo para atender oportunamente las necesidades y dudas de los clientes.
Este enfoque fortalece la relación de los clientes con tu empresa y mejora su reputación en términos de profesionalismo y compromiso.
En conclusión
Los programas de reserva de salas de reuniones o meeting room booking garantizan estructura, rapidez, simpleza y transparencia para reservar salas de conferencia o, en algunos casos, espacios de trabajo en general. Al incluirlos en tu flujo laboral, tu organización subirá de nivel.
Cronos es uno de los mejores programas de este tipo. Permite agendar reuniones presenciales o virtuales dentro y fuera de tu empresa con facilidad y rapidez, y gracias a su integración con Google Calendar, puedes incluir un lugar de encuentro o integrar Google Meet para hacer una videoconferencia.
